Compartir
Compartir y control de acceso
Formularios públicos, enlaces para compartir entradas individuales y control pregunta a pregunta de lo que ve cada público.
Tres canales de acceso
Un enlace a un formulario público
Cualquiera con el enlace puede empezar una nueva entrada. Sin cuenta ni aplicación: una pregunta por página, con un paso de revisión antes de enviar. Funciona en el móvil. Cada envío llega como borrador a Recepción pública.
Un enlace para compartir una entrada
Envía a un cliente, corredor o compañero un enlace a una entrada concreta. Tú eliges si puede abrirlo cualquiera con el enlace o solo los miembros de tu espacio de trabajo, si es de solo lectura o editable, si caduca y si muestra el formulario completo o solo las secciones que necesitan.
Tu propio equipo
Roles de Administrador, Editor y Observador, o roles que defines tú. Da a una persona o a un grupo acceso a formularios concretos, con caducidad si debe terminar.
Visibilidad por pregunta
Tres niveles
Cada pregunta y sección se marca: público, enlaces para compartir o solo personal. Las notas internas, las puntuaciones de riesgo y los comentarios de revisión se quedan dentro.
Aplicado en el servidor
Las preguntas ocultas se eliminan antes de enviar nada, así que nunca llegan al navegador del destinatario, y cualquier intento de escribir en ellas se rechaza.
Vista previa antes de enviar
El formulario público y los enlaces para compartir se pueden previsualizar exactamente como los ve el destinatario.
Ejemplos
Recoger y luego completar
Un posible cliente rellena el formulario público corto. Tu equipo recoge el borrador de Recepción pública y después le envía un enlace para compartir con las secciones más largas: documentos, firmas y datos que el formulario público nunca pidió.
Incorporar a un tercero
Comparte una entrada con un corredor o asesor, limitada a las secciones que gestiona, de solo lectura o editable. Si inicia sesión como miembro del espacio de trabajo, sus cambios quedan registrados a su nombre.
Revocación y registro
Revocar enlaces
Pausa o revoca un formulario público; revoca un enlace para compartir o deja que caduque. Un enlace para compartir deja de funcionar cuando se elimina su entrada o cuando la persona que lo creó deja tu espacio de trabajo.
Interruptores del espacio de trabajo
Desactiva de una vez todos los formularios públicos, o todos los enlaces para compartir, en todo el espacio de trabajo.
Registro de auditoría
Crear, pausar y revocar enlaces queda anotado en el registro de auditoría, junto a cada cambio hecho en la propia entrada.
Protección antispam
Los formularios públicos tienen límite de envíos y se filtran contra bots en el servidor. Sin CAPTCHA.
Limitaciones del formulario público
Sin lógica en el formulario público
La lógica condicional y los cálculos no se ejecutan en el formulario público; se ejecutan en nuestros servidores en cuanto llega la entrada. Para un formulario que depende de ellos, usa un enlace para compartir.
Los archivos van por enlaces para compartir
Las preguntas de archivo y firma nunca aparecen en el formulario público. Pídelas después con un enlace para compartir.
Una fila por sección repetible
El formulario público recoge una fila por sección repetible. Tu equipo, o un enlace para compartir, puede añadir el resto.
Un enlace, no un formulario incrustado
El formulario público es una página propia a la que enlazas desde tu web o un correo. No se puede incrustar en otra página.